周一早上佟姐照例是第一个到行。当她到达银行时发现已有三人等候在门外,一问才知道是达林银行的内部审计员工。大型外资企业一般都有自己专门的内部审计部门,达林银行也不例外。达林银行的内审部门位于总部上海,一般每家支行每一到两年就会被内审亲临支行审计一次。
得知三位是内审的同事后,佟姐虽极不愿意就这么打开行门放他们进去突击检查,但也不得不乖乖开门。进入后台后,佟姐便马上在微信群里告知大家内审来行的消息。
伽伽一般都是到行开始吃早饭时才会拿出手机连上网查看微信消息,所以当她到时,后台已经小声的讨论着内审到来的消息。
“我到的时候他们已经等在门外,我也没办法,只能让他们进来。”佟姐皱着眉头对惠姐说道,“你说前几年auditor来之前都会得到一些消息,我们也能提前准备准备,今年怎么就这么突然,之前毫不知情。”
“是呢,今年确实太突然了,一点准备都没有。”惠姐也显得有些担心。
伽伽感觉到是发生了什么事情,但她不清楚这件事情的性质和严重程度如何,便继续坐着啃自己的烧饼早饭。
张新远手中拿着文件急匆匆的穿梭于柜台和后台之间,路过伽伽身边时,尖声但低声地对她喊道:“我的姐姐,auditor来了你还能在这吃得下早饭?!你可真行!”
伽伽抬头望了望他,显得有些莫名其妙:咋连早饭都不能吃了呢……
“你别总吓唬她。”惠姐刚好坐在边上,听到了张新远说的话,便接话道,“伽伽,这几天你就尽量别在后台待着,去柜台坐着。如果auditor问你什么问题,你就说不清楚,说你是刚来的。”
伽伽心领神会地点了点头。
这一天全行上下都如临大敌。
行长Meggie到行后马上找到佟姐问具体情况。佟姐说一进门就见他们三人分别进了三个客户级理办公室,查看桌面上摆放的文件。而且她也看到前台桌面上放了一些客户文件。这怕是要被认定为“暴露客户信息”的过错了。
Meggie很着急,任何一个错误可都是算自己这个行长管理不当的后果。但着急归着急,她也不知道还能有什么弥补方法,当然她更指望不上佟姐能给她想出什么好主意。
伽伽很是听话的乖乖躲在柜台,尽量不去后台。她倒是不怎么担心,毕竟自己才来了两个多月,手上也没办过几笔业务,办过的那几笔流程和单据也都没问题,所以查不到自己头上。但对于佟姐,惠姐,甚至李东和张新远这些待了好几年的员工,心里肯定是有所担心的。常在河边走,哪有不湿鞋。近一年多的业务中不可能每笔都严格按流程规规矩矩办,重大问题可能没有,但小问题肯定是有的。这也是人之常情,是人总会犯错误,总会想偷懒省几步步骤,少干点活儿。
Auditor来了之后,张新远便时常抱着一堆文件来柜台做“修补”工作。
后台的行政类工作有一部分是十分琐碎的交接登记工作,这些交接登记表对于银行销售业务和柜台业务来说基本无关,平时也没人去看这个东西,是可以被称之为“无用”的东西。但说其无用,确也有其存在的必要性和重要性。
比如说银行钥匙和密码交接登记表。银行大门的钥匙只能由7级或7级以上员工才能持有,如果其中一位持有大门钥匙的员工休假了,那他就得在休假前一天把钥匙交接给另外一名7级(及以上)员工。比如佟姐休假了,那她就得在休假前一天把钥匙交接给行长Meggie,等佟姐休假回来后,Meggie再把钥匙交还给佟姐。每一次钥匙交接都需要在专门的钥匙交接登记表上记录交接钥匙名称,交接时间,并由交接双方当事人签字。这样就可以追溯到在任意一个时间,每一把钥匙的保管人是谁。毕竟银行是涉及现金的地方,像后台现金房保险柜的钥匙和密码确实比较重要,做此记录也是为了万一出现问题可以做到有据可查。
这是一个合情合理的规定,但当具体操作时,这些交接表可不是那么容易就做得好的。首先,所有的这些钥匙和密码交接表都由后台文员一个人登记。凡是持有钥匙或密码的员工中任意一人休假(哪怕是休半天),换岗,去他行替班等情况,都需要做相应交接登记。休假员工持有多少把钥匙就填多少张表。这部分工作虽然琐碎重复,但只要多点耐心就可以办好。
最重要的一步是找人签字。持有钥匙多的员工级别就越高,所以钥匙交接最多的就是行长Meggie,柜台经理佟姐,柜台主管惠姐。找人签字有什么难的呢?每次登记好就去找当事人签字不就行了么?非也。如果一个月之内找上级领导签两到三次这些不重要的签字,那可能就要招人烦了。领导正在忙的时候不能去找他签字,领导正高兴地玩手机时也不能去打扰,那什么时候适合找领导签两个不重要的字呢?似乎没有合适的时候。那就把量攒一攒,攒到十个,二十个的时候一起签。或者三个月,半年找领导签一次,这样既节省了自己的时间,也节省了领导时间。反正这些表平时也没人看。正当后台文员满心期待地看着领导填满那一个个空格时,一件急事叫走了领导。没办法,那下次再找机会吧。于是,那上面的小空格总是无法全部圆满签满。
当然,如果中途发生什么事情需要查看交接登记表,发现上面签字没有正常签满时,后台文员则少不了挨一顿数落。这都不是什么大事,被说几句也不会少几两肉。但现在是内审来了,登记表上少一个签字他们都可以作为错误来定义,那这类“必要的”“重要的”但“无用的”表格就必须做的漂漂亮亮,不能让人挑出一点错误。
张新远这几天就是在“修补”这些杂七杂八的各类表格,该找人签字的签字,该重做的重做,总之要做到种类齐全,条理清晰,逻辑合理,不能让内审挑出错处。
“你还看我‘做假’,你再看,一会儿auditor把你逮走了!”张新远总是爱开伽伽玩笑。他一边“修补”他的各类表格,一边对坐在旁边傻傻地看他做这些的伽伽说道:“我跟你说,这次就算是我们后台运气好。因为前面那几位销售姐姐被查出了几个大问题,所以auditor都不怎么查我们后台了。我们就算躲过了这次。”
“嗯?前面查出了什么大问题?”伽伽对这些消息一无所知。
“前台dy桌子上和客户经理丹姐桌子上分别放着客户开户文件和购买理财的销售文件,这算是严重暴露客户信息的错误。而且丹姐之前做的一单理财销售也被查出销售流程有问题。这些错误已经基本可以让auditor完成审计工作了,所以他们就懒得细查柜台业务和后台管理流程了。”张新远停下手头的工作,凑近伽伽,低声地对她说了这些最新消息。
内审的三位同事在霞海路支行驻扎了三天后终于走了。他们愿意离开表明他们的内审报告内容已经有了着落。他们离开霞海路支行后马上就去了新华道支行进行审计。当然其他两家支行在内审到的第一天便已开始应对,他们的状况比霞海路支行会好很多。
内审离开的当天,佟姐像是大大的了了一件心事,心情非常松快。从惠姐口中得知,原来佟姐这几天一直忐忑不安,她里里外外翻了好几遍现金房保险柜,但怎么也找不到自己去年上半年的现金登记簿。如果内审想调阅这些资料,那佟姐可就真的必“死”无疑了,她想在达林银行安心待到退休的“理想”可能会因此破灭。所以内审一走,佟姐心中的石头便落了地,至少又混过了一年。
行长Meggie的心情就不同了。前台销售的几位员工都被查出了一些错误,这些可都是要算自己管理的失职,自己的年终考核又要被扣分了。虽然她这几天每天让蔡姐买了水果点心天天供着这几位内审同事,但她知道这丝毫不会让这些靠“找错误”为生的同事手下留情。
一周后,审计报告出来,前台员工dy因将客户文件随意放置于前台桌面而导致客户信息暴露被记一次过错,客户经理丹姐也因暴露客户信息和销售流程问题被各记一次过错。
这天早会结束,伽伽和dy一起进了更衣室。
“你还好么?你是不是那天刚好忘记把文件放抽屉了?”伽伽小心的问道。本来伽伽不想说话,伽伽跟dy不熟悉,平时俩人工作接触不多,但从李东和dy的沟通和工作往来中,伽伽感觉到dy是个工作靠谱的人,不至于会犯这样的低级错误。而且刚好又是俩人独处,不说句话又觉得很尴尬。
“哼,出了错总得有人去顶这锅呗。”dy冷笑了一声,说道。
伽伽没有接话,她也接不了这话。
同样被记过错的丹姐似乎并没有受到内审突袭的影响。即使内审在的三天,她也依旧每天笑脸迎人,安安心心在自己办公室接待客户。之后内审又查出了她某单理财销售中的问题,她仍然不慌不忙,似乎这些事情跟自己无关。就连最终被记过错,她也不太在意,依旧笑着给新到访的客户销售产品。
闹得全行人心惶惶的内审就这样过去了。